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色々なソフトで編集できる文書管理ソフトが便利

男性

多数の保存様式に対応する文書管理ソフトは重宝される傾向にあります。自社の管理に最も適しているソフトを選びだしましょう。今回は、実際に文書管理ソフトを導入した企業の声をお届けします。

みんなの声

WordやExcelのデータをそのまま使えると効率的です[40代/男性]

契約書など文章だけの書類はワープロソフトで作成し、見積書などの表が入る書類は表計算ソフトで作成します。ただ社内で必ずこの時はワープロを使うようになどと決めていないため、文書だけの書類を表計算ソフトを使って作成するときもありました。文書管理を効率化するにあたって文書管理ソフトを導入しようとしたところ、あるソフトはワープロやテキスト関係の書類しか登録できない仕組みでした。表計算ソフトで作成した書類は別途テキスト化する必要があり、面倒ですしそのままの状態での管理ができません。そこでいろいろなソフトに対応した文書管理ソフトを選ぶことにしました。ワープロソフト以外にも表計算ソフトやプレゼンソフトなどのデータも一緒に管理ができます。

複合機でスキャンしたデータも扱えるシステムだと便利です[30代/男性]

社内文書のほとんどはパソコンで作成しています。回覧などもメールなどの仕組みを使うため、電子データの状態で管理ができます。文書管理システムにもそのまま登録ができます。社外からもメールなどで送られてくる文書はそのまま登録ができますが、印刷された書類として渡されるときもあります。契約書などは契約印が押された書類などをもらい、それを文書として保管しなくてはいけません。この時文書管理ソフトはどんなタイプを選ぶのが良いかです。システムによってはスキャニングデータを登録できるタイプがあります。こちらであれば印刷された書類はスキャニングすれば管理が可能になります。古くからある印刷データしかない書類も、スキャニングすれば登録が可能になります。